Istilah ini sering digunakan secara bertukar ganti. Perbezaan penting ialah pembaca dan tujuan dokumen. Notis awam menerangkan pengendalian data, manakala dasar dalaman membimbing tindakan pasukan.
Perbezaan sepintas lalu
| Soalan | Notis privasi awam | Dasar privasi dalaman |
|---|---|---|
| Siapakah pembaca? | Individu yang datanya dikendalikan | Kakitangan dan pasukan bertanggungjawab |
| Apakah penjelasannya? | Penggunaan, perkongsian, pilihan dan hubungan | Tanggungjawab dan aturan pengendalian |
| Apakah sokongannya? | Pengetahuan tepat tentang amalan data sebenar | Prosedur, latihan dan semakan |
Mulakan dengan pembaca
Individu mahu mengetahui apa yang berlaku kepada maklumatnya. Kakitangan perlu tahu tindakan yang perlu diambil. Satu dokumen panjang boleh menyukarkan kedua-duanya.
Notis privasi awam
Tulis untuk pelanggan, pemohon atau pelawat yang dikenal pasti. Terangkan data, tujuan, sumber, pendedahan, pilihan dan saluran hubungan yang berkaitan.
Dasar privasi dalaman
Tulis untuk pasukan operasi. Nyatakan tanggungjawab, amalan pengendalian, kawalan akses dan saluran permintaan atau insiden. Pautkan prosedur terperinci jika perlu.
Mengapa templat mungkin tidak sesuai
Templat tidak mengetahui aliran data anda. Senaraikan borang, e-mel, alat pemesejan, sistem awan dan pembekal. Semak sumber maklumat sebelum membandingkan teks dengan proses sebenar.
Gunakan penerangan khusus
Terangkan aktiviti seperti menjawab pertanyaan, penghantaran atau penilaian permohonan. Jangan mendakwa kawalan atau pensijilan yang belum diwujudkan.
Dokumen privasi dalam pengambilan pekerja
Notis calon menerangkan pengumpulan, penggunaan dan perkongsian maklumat serta pilihan dan saluran hubungan. Dasar dalaman menetapkan tanggungjawab akses dan pengendalian. Prosedur kerja membimbing semakan CV lama dan permintaan pembetulan. Semak semua dokumen berdasarkan proses sebenar perniagaan.
Semak keperluan notis Malaysia
Panduan Jabatan Perlindungan Data Peribadi menerangkan Prinsip Notis dan Pilihan, termasuk notis dalam Bahasa Malaysia dan bahasa Inggeris. Semak butiran wajib berdasarkan undang-undang dan pemprosesan berkenaan. Notis laman web tidak semestinya meliputi semua rekod pekerja, pengambilan atau interaksi pelanggan.
Hubungkan dokumen dengan operasi
Tetapkan pemilik dan tarikh semakan. Semak apabila borang, tujuan, pembekal, perkhidmatan atau pasaran berubah. Uji sama ada kakitangan boleh mencari prosedur dan saluran awam mencapai orang yang boleh menjawab. Menerbitkan notis sahaja tidak melaksanakan rangka kerja privasi.
Rujukan rasmi: panduan notis privasi Malaysia (PDF)
Artikel ini memberikan maklumat umum dan pertimbangan penggubalan praktikal, bukan penilaian kewajipan undang-undang organisasi anda.